Por Irene Silva, CEO da Ellevo.
O mercado mundial de softwares com foco na área contábil está crescendo constantemente e busca crescer ainda mais nos próximos anos. Um estudo calculou uma taxa de crescimento anual composta de 8,5% até 2026. Os dados são da consultoria Mordor Intelligence. Este expressivo crescimento mostra um futuro avanço na área. Por isso, as empresas, para continuarem competitivas, precisam investir e acompanhar o crescimento tecnológico com foco na otimização de processos, visto que o setor trabalha com diversos sistemas e grande volume de documentos.
Nos escritórios e empresas contábeis os softwares são uma forma de otimizar os processos, economizar tempo e garantir melhores resultados. Também auxiliam na efetividade e segurança dos serviços prestados e eficiência da equipe, já que evitam o retrabalho e possibilitam acompanhar o que está sendo realizado em qualquer lugar a qualquer momento.
Com um software é possível controlar a execução de tarefas, definir prioridades, averiguar quais pontos precisam ser melhorados e diversas outras demandas. Com este controle, pode-se ver quais são as pendências e evitar prejuízos, como auxiliar os clientes a cumprirem prazos e evitar multas, gerando redução de custos, maior comprometimento e satisfação dos clientes.
A Ellevo, por exemplo, aposta constantemente no desenvolvimento de softwares que atendem o setor contábil. Um dos programas desenvolvidos é a Plataforma Ellevo e o Ellevo Next. Quando adotados na área contábil, tem o objetivo de garantir agilidade e flexibilidade aos processos internos e dar suporte no atendimento ao cliente, em uma área que lida com constantes mudanças regulatórias.
Uma das grandes vantagens de utilizar o sistema é o controle do fluxo do trabalho, mantendo de forma transparente e bem definida a rotina de execução das atividades. Assim, qualquer funcionário da área pode dar continuidade a determinada tarefa caso um colega se ausente do trabalho.
Importante ressaltar que o controle do fluxo de medidas internas ocorre pelo mapeamento das atividades executadas e, para isso, é criado um catálogo de serviços e para cada um deles, é cadastrado o passo a passo necessário para a realização e efetivação do mesmo. Desta forma, são definidos os caminhos que cada processo percorre até a finalização e quem são os profissionais envolvidos. Isto automatiza a rotina, eliminando dúvidas e ações desnecessárias de clientes, colaboradores e direção da empresa.
Na contabilidade, é muito comum que diversas atividades sejam recorrentes, como emissão de guias de impostos, folhas de pagamentos, notas fiscais, entre tantas outras tarefas. Se alguma delas não ocorrer dentro de determinado prazo, resultam em má gestão e até mesmo penalidades legais. Vale lembrar que os dados registrados no sistema, rotina financeira e informações estratégicas, ficam restritos a quem tem permissão. Outra vantagem é o armazenamento de documentos e o gerenciamento de contratos em uma estrutura de nuvem.
Independentemente do objetivo final do uso do software, os benefícios de otimização para todos os processos em diversos segmentos empresariais – e não apenas ao setor contábil – são fatores determinantes para fazer valer a pena a implantação deste tipo de ferramenta, o que permite que a equipe mantenha o foco na produtividade.
