Por Régis Lima, diretor executivo de operações da Lumen IT.
A tecnologia está cada vez mais enraizada nos processos operacionais e administrativos de empresas dos mais variados ramos de atividade. O que se nota ao observar o ambiente de negócios é uma busca constante pela otimização de processos e redução de custos, e adotar os meios tecnológicos tem se mostrado uma ação inevitável para alcançar esses objetivos nas empresas. Assim, a migração das atividades empresariais para o ambiente digital cresce exponencialmente – um fenômeno que passou a ser chamado de “digitalização”.
A digitalização de negócios é a integração de tecnologia que transforma a forma como as organizações operam em suas diferentes áreas, serviços e canais, com clientes e outras partes interessadas. Esse processo é caracterizado pela transformação profunda de um modelo de negócios para o uso de processos digitais em vez de analógicos. Por exemplo, uma empresa que decide tornar digital o manuseio e processamento de todos os documentos financeiros está passando por um processo de digitalização. E, de fato, a tecnologia assumiu um papel crucial na gestão de contratos e documentos, e o gerenciamento de arquivos hoje pode ser uma atividade muito mais simples com o apoio das soluções tecnológicas.
Um fluxo operacional mais organizado, ágil e seguro
Acordos e transações que antes eram assinados em papel e entregues fisicamente agora estão sendo substituídos por documentos e fluxos de trabalho totalmente digitais, à medida que mais negócios são realizados on-line. Para minimizar o risco de adulteração de documentos por partes mal-intencionadas, as empresas devem poder verificar e autenticar se esses documentos, dados e comunicações comerciais críticos são confiáveis e entregues com segurança por meio das plataformas de assinatura eletrônica. Assim, um reflexo imediato da adesão aos meios digitais de assinatura é justamente a maior segurança dessas transações. Logo, as assinaturas eletrônicas agem como um mecanismo fundamental para mitigar riscos.
Além de proteger dados confidenciais on-line, as assinaturas digitais não impedem a eficácia dos fluxos de contratos e arquivos; na verdade, quando comparados aos processos em papel, eles geralmente ajudam a melhorar a gestão de documentos. Com uma plataforma de assinaturas eletrônicas, assinar um documento se torna um processo simples, e que pode ser feito em qualquer computador ou dispositivo móvel. E, como a assinatura digital está embutida no arquivo, ela pode ser usada em qualquer lugar em que seja transmitida e em qualquer dispositivo. Ao fornecer o status de todos os documentos, determinar se eles foram ou não assinados e acompanhar uma trilha de auditoria, essa tecnologia facilita o controle e acompanhamento das assinaturas.
