Por Ricardo Ferreira, head de operações na Actionsys.
Todos os líderes de empresas sonham com um cenário de projetos bem-sucedidos, equipes motivadas e recursos alocados de maneira estratégica e eficiente. Porém, a gestão de projetos não é uma tarefa tão simples, pois envolve uma série de elementos diferentes que precisam ser gerenciados de maneira coordenada e efetiva. Não por acaso, o ambiente corporativo tem recebido muito bem as soluções mais inovadoras de PMO, sigla para Project Management Office. Ao implementar um PMO eficiente, as empresas podem alcançar a excelência em seus projetos, obtendo uma visão ampla e completa dos seus recursos e processos.
O PMO é a estrutura responsável por garantir a consistência e o alinhamento dos projetos de uma empresa com sua estratégia corporativa. Composto por processos, métodos e técnicas que visam maximizar a eficiência dos projetos, o principal objetivo de um PMO é padronizar e otimizar processos e políticas e métodos de gerenciamento de projetos, de modo que a empresa obtenha ganhos em agilidade e assertividade da gestão. É importante ressaltar que o PMO é uma tarefa que pode ser terceirizada – e mesmo que não seja, a gestão deve sempre incorporar a cultura e a estratégia da organização para potencializar seus resultados.
O impacto do PMO no planejamento dos recursos
A gestão de recursos é uma parte vital de qualquer projeto, pois determina a capacidade da equipe de alcançar os objetivos do projeto dentro do prazo, do orçamento e da qualidade esperada. Tendo em vista que a falta desses ativos ou sua alocação inadequada pode causar atrasos, aumento de custos e redução da qualidade dos resultados, alocar os meios humanos, financeiros e materiais de forma eficiente é fundamental para o sucesso do projeto. A gestão de recursos também envolve a avaliação contínua da demanda e disponibilidade desse capital, ajustando-os de acordo com as necessidades do projeto.
Diante da importância e da complexidade do planejamento de recursos para projetos, o PMO desempenha um papel fundamental na garantia da eficiência deste processo. Com ferramentas modernas e de alta precisão, o PMO fornece uma visão integrada dos meios disponíveis, incluindo humanos, financeiros e materiais, e ajuda a definir as prioridades para sua alocação. O PMO é responsável por monitorar e controlar o uso das fontes ao longo do projeto, garantindo que os objetivos do projeto sejam alcançados com eficiência e dentro do orçamento previsto. Desta forma, essa estrutura consegue fornecer insights valiosos aos gestores e garantir mais previsibilidade à gestão de projetos.
Um bom PMO evita crises e beneficia a previsibilidade
A gestão de projetos é repleta de incertezas e riscos que podem afetar o seu sucesso. No entanto, o PMO pode ajudar a mitigar esses riscos, oferecendo mais previsibilidade no processo, se valendo de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para identificar, avaliar e monitorar potenciais fontes de risco e desenvolver planos para mitigá-los antes que causem problemas significativos.
Um PMO de alta confiabilidade também garante que os planos de contingência sejam elaborados e implementados, preparando a equipe para lidar com imprevistos. Assim, as equipes podem ter mais confiança no planejamento e na execução do projeto, sabendo que medidas foram tomadas para minimizar possíveis ameaças ao sucesso.
Por fim, o PMO é uma estrutura crucial na gestão de projetos, garantindo excelência no planejamento, execução e entrega. Com uma visão completa e atualizada dos recursos, o PMO permite uma utilização mais eficiente e planejada dos mesmos, maximizando o potencial dos projetos. É importante reforçar que a incorporação da cultura da empresa no PMO é fundamental para garantir a aderência às suas normas e valores, tornando-se uma parte integrante do DNA da organização. Ao implementar o PMO de forma estratégica e alinhado à cultura da empresa, é possível obter resultados positivos e um impacto significativo na gestão de projetos.
