Por Inon Neves, vice-presidente sênior da Access Latam.
A ideia de um escritório sem papel está se tornando cada vez mais popular no mundo corporativo, onde a tecnologia está sendo usada para melhorar a eficiência operacional e diminuir os efeitos ambientais negativos.
Não estamos apenas na era digital, mas também em uma época que traz consciência ao nosso planeta. Reduzindo as emissões de gases poluentes e o uso de combustíveis fósseis, estamos aprendendo cada vez mais sobre maneiras de reduzir nossa pegada de carbono.
Não se trata apenas de estar consciente do que a fabricação e o excesso de lixo estão fazendo com a nossa terra, mas aprender maneiras de reduzir custos para contribuir. A adoção de procedimentos sem papel tem vantagens, incluindo maior produtividade, economia de gastos, maior segurança e sustentabilidade ambiental.
Para se manterem competitivas no atual ambiente de negócios acelerado, as empresas estão adotando ativamente a transformação digital e percebendo os benefícios de se tornarem sem papel.
Reduzir o uso de papel, optar pelo armazenamento e comunicação eletrônicos e utilizar ferramentas e tecnologias digitais para gerenciamento de documentos, trabalho em equipe e manutenção de registros fazem parte dessa estratégia.
Benefícios ambientais
Os locais de trabalho tradicionais utilizam muito papel, o que tem um impacto negativo no meio ambiente, causando desmatamento, emissões de gases de efeito estufa e produção de lixo. Adotar uma cultura sem papel traz vários benefícios para a sustentabilidade ambiental.
Em primeiro lugar, reduzir o consumo de papel ajuda a proteger as florestas, vitais para a biodiversidade, o armazenamento de carbono e o controle climático.
Em segundo, a redução diminui a energia necessária para produzir papel, o que diminui as emissões de gases de efeito estufa. Além disso, a mudança para comunicação e armazenamento eletrônicos minimiza a produção de lixo dos escritórios, diminuindo a pressão sobre os aterros sanitários e incentivando a reciclagem.
Resultados financeiros
Os métodos tradicionais baseados em papel são frequentemente trabalhosos, demorados e caros. As empresas podem simplificar as operações, melhorar a produtividade e cortar custos implementando procedimentos digitais. Por exemplo, a ausência de arquivos físicos permite o armazenamento e recuperação de documentos eletronicamente, economizando espaço no escritório e despesas gerais.
A papelada eletrônica e a comunicação podem acelerar aprovações, transações e tomadas de decisões, o que aumenta a produção e melhora o atendimento ao cliente. Ficar sem papel pode economizar dinheiro ao longo do tempo, reduzindo as despesas de impressão, resmas de folhas e armazenamento.
Jornada de transformação digital
A adoção de práticas sem papel no mundo corporativo está desempenhando uma função significativa na catalisação da jornada de transformação digital. Na medida que as empresas mudam de processos tradicionais para digitais, ela promove o uso de tecnologia e inovação nas operações diárias.
Por exemplo, sistemas eletrônicos de armazenamento e gerenciamento de documentos permitem fácil recuperação, compartilhamento e colaboração, promovendo uma cultura de trabalho digital.
Além disso, assinaturas eletrônicas e fluxos de trabalho digital simplificam os processos de aprovação, reduzem atrasos e permitem operações remotas, tornando os negócios mais ágeis e eficientes. Sem contar que, o armazenamento e a comunicação online facilitam a integração com outras ferramentas e plataformas digitais, permitindo que as empresas aproveitem o poder da análise de dados, inteligência artificial e automação para melhorar a tomada de decisões e a eficiência operacional.
Não se concentre apenas na reciclagem de papel para superar a crise global de resíduos, em vez disso, foque em eliminar totalmente o papel.
Abraçar esta nova era de digitalização e comprometer-se com metas sociais e ambientais é a única maneira ideal de administrar um negócio de longo prazo, sustentável e resiliente com objetivos além da maximização do lucro.
