Por Felipe Ferreira, CEO da Proesc.
No ambiente escolar, assim como em qualquer instituição, existe uma série de tarefas que precisam ser cumpridas. Ou seja: uma escola envolve muito mais do que professores e alunos.
Há todo um time de profissionais trabalhando em diversas atividades essenciais para que a rotina escolar corra adequadamente.
Nesse contexto, um importante papel do gestor escolar é garantir a efetividade das rotinas, tanto as suas atribuições como as dos outros membros da equipe. Por isso, é fundamental pensar em estratégias para aumentar a produtividade e a eficiência para gerar bons resultados.
Em primeiro lugar, é muito importante refletir sobre o conceito de produtividade e entender que vai além do número de tarefas ou de ser uma pessoa ocupada. O ponto central desse conceito está na medida entre eficiência, tempo e qualidade das entregas.
Ou seja: um ecossistema é efetivo quando consegue realizar um número maior de tarefas, em menos tempo e com boa qualidade e relevância.
Pensando nisso, é de fato um desafio para gestores escolares garantirem a eficiência em todas as pontas e entregas da instituição. No entanto, pensar sobre isso e adotar medidas para melhorar os níveis é importante para oferecer um melhor serviço e para elevar a satisfação de famílias e alunos.
No mais, o impacto também é positivo em diversas outras instâncias, como o rendimento dos alunos, a dinâmica das atividades em sala de aula, a otimização de gastos e muito mais. Pensando nisso, destaquei os pontos primordiais para aumentar a produtividade da comunidade escolar.
Invista na infraestrutura
A infraestrutura diz respeito ao espaço físico e aos equipamentos disponíveis na escola. Se a instituição estiver bem equipada e organizada, consequentemente as pessoas conseguirão executar melhor suas atividades. Por exemplo, imagine uma sala de aula onde faltam alguns materiais.
Isso certamente fará com que os professores gastem mais tempo planejando suas aulas, pensando em alternativas para lidar com a falta de algum item.
Como resultado, as atividades propostas podem não ter o rendimento esperado. Nesse caminho, podemos pensar o mesmo sobre outros setores, como secretaria, financeiro, etc. Quanto melhor a infraestrutura, melhor o andamento do fluxo de trabalho, comunicação e qualidade das entregas.
Promova o ambiente agradável
Certamente, um ambiente de trabalho positivo influencia no aumento do engajamento da comunidade escolar. Em um espaço harmônico, as pessoas se sentem mais à vontade para trabalhar, serem criativos e dar o melhor de si. Você pode investir em uma excelente infraestrutura, mas se o ambiente for permeado por conflitos, medo e animosidades constantes, a produtividade será afetada de forma negativa.
Incentive a capacitação continuada
Aumentar o rendimento em sala de aula e na escola como um todo de modo a atingir a excelência depende da preparação da equipe. Por isso, treinamentos e reciclagens devem ser contínuos. Estimule seu corpo docente, por exemplo, a fazer cursos de extensão e pós-graduação.
Ofereça atualizações e cursos para outros profissionais na secretaria e administração também. Um time que constantemente renova seus conhecimentos e técnicas consegue lidar melhor com desafios e solucionar problemas de forma ágil.
Monte um horário escolar estratégico
Organizar o cronograma de aulas nem sempre é uma tarefa fácil, pois isso envolve todo um time de pessoas e suas respectivas disponibilidades. No entanto, se você tiver um cuidado nessa etapa, poderá ter um horário escolar mais produtivo e estratégico.
Por exemplo, tente distribuir aulas de uma determinada disciplina de modo que o docente responsável tenha que se deslocar menos ou possa fazer suas horas de planejamento. Isso faz com que as pessoas trabalhem melhor e evitem buracos e conflitos no cronograma.
Defina metas na gestão escolar
Uma importante iniciativa para aumentar o interesse é agir com base em metas. Isso é uma estratégia que diversas empresas colocam em prática para manter o foco e a objetividade nas ações e, com isso, agem de forma mais efetiva e geram menos desperdício.
Para implementar essa ideia na gestão escolar, pense quais são seus objetivos para o semestre ou ano letivo, por exemplo. Uma vez estabelecidos os principais objetivos e prioridades, trace metas (alcançáveis e factíveis) para atingi-los.
Tenha em mente que metas “impossíveis” ou ousadas demais apenas geram frustração e podem deixar a equipe desmotivada. Comece com alguns objetivos e avalie de forma realista o que é possível fazer.
Com o tempo, você pode aumentar a intensidade das metas. Ter mais foco nas ações e no alvo que se deseja atingir é um caminho para aumentar a produtividade.
Planeje tempo e tarefas
Produtividade tem tudo a ver com a relação entre tarefas a serem realizadas e o tempo em que são feitas. Para garantir uma relação de equilíbrio e eficiência entre essas duas partes, o planejamento é um grande aliado.
Distribuir tarefas de forma equilibrada e pensar na capacidade da equipe são aspectos que você precisa refletir para não sobrecarregar demais seu time ou deixá-los ociosos.
Mantenha o diálogo aberto
Assim como um ambiente de trabalho equilibrado, opte por uma gestão colaborativa e aberta. Como gestor escolar, é essencial investir em uma comunicação efetiva entre os profissionais para que eles se sintam estimulados a contribuir e motivados.
Use a tecnologia
Por fim, uma das dicas mais importantes quando o assunto é produtividade está ligada à tecnologia. É impossível negar o papel da tecnologia atualmente. Enquanto as empresas estão cada vez mais digitais, não faz sentido manter sua escola no passado, presa a tarefas manuais.
Atualmente, existe uma série de ferramentas e sistemas pensados especificamente para o ambiente escolar capazes de automatizar uma série de demandas operacionais. Atividades como cobrança, emissão de documentos, cadastros e uma variedade de tarefas burocráticas podem ser resolvidas por sistemas em poucos cliques.
Como resultado, você ganha agilidade e eficiência, uma vez que softwares podem realizar várias demandas rapidamente e sem erros. Além da administração, do financeiro e da secretaria, áreas como comunicação com as famílias e o pedagógico também se beneficiam com o uso de sistemas.
Pais e cuidadores podem acompanhar a frequência, notas e demais apontamentos sobre seus filhos diretamente via sistemas, aumentando o nível de transparência das informações e aprimorando como se comunicam com a escola. Devemos pensar, também, que alunos e pessoas hoje em dia estão cada vez mais tecnológicos.
Aumentar a produtividade na gestão escolar é um desafio, mas é possível com boas estratégias e ferramentas. Como destaque, a tecnologia simplifica muito o fluxo do trabalho nas escolas.
Otimizando a comunicação e automatizando processos, sistemas qualificados ajudam gestores a atingir altos níveis de engajamento e entregar mais valor para as famílias e colaboradores.
