Por Guto Fragoso, CFO da Kamino.
Ao longo da minha carreira, enfrentei o desafio de construir várias equipes financeiras do zero e, frequentemente, passo por esse processo novamente. Nesse caminho, percebo que algumas atividades são essenciais e é necessário que gestores estejam atentos a elas, especialmente, quando se trata de pequenas e médias empresas.
No começo, estabelecer metas claras e estratégicas é fundamental para o sucesso de qualquer departamento financeiro. O processo começa com a compreensão profunda da visão e dos objetivos gerais da empresa, seguido pela tradução desses objetivos em metas específicas e mensuráveis para todos os departamentos. O Financeiro, no sentido de alinhamento, é o fio condutor de um trabalho colaborativo de todas as áreas, que garante atividades direcionadas ao atingimento dos objetivos corporativos. Já a definição de estratégias inclui a identificação de recursos necessários, cronogramas para execução e indicadores chave de desempenho para monitorar o progresso. Nesse sentido, uma abordagem estratégica bem planejada permite que a equipe não apenas atenda às necessidades atuais do negócio, como também antecipe desafios futuros e se prepare adequadamente para eles.
Em geral, os departamentos financeiros podem ser divididos em várias áreas-chave. Entre elas, Contas a Pagar (AP), Contas a Receber, Tesouraria, Planejamento e Análise financeira e Departamento fiscal. Isso sem considerar as funções executivas, como CFOs e CROs (Chief Risk Officers), que ocupam posições de liderança nos departamentos. Mas, a grande verdade, é que não importa o porte do negócio, o segredo para que tudo funcione é organizar um time que tenha uma abordagem ágil e com resultado.
Por isso, outro ponto importante é estabelecer processos financeiros que padronizam as tarefas, mantendo-as consistentes e minimizando erros, enquanto ajudam na tomada de decisão, otimizam recursos e aumentam a agilidade e capacidade de resposta a mudanças de mercado.
Nessa construção, também é importante que o gestor considere tipos de softwares que abranjam funções essenciais. Alguns deles podem fazer a gestão de pagamentos e recebimentos (cobrança), conciliações, sincronizar automaticamente transações bancárias com registros contábeis. Além disso, fazem o controle e acompanhamento dos gastos empresariais como reembolso de despesas e compras. Hoje há até plataformas que realizam pagamentos em tempo real, com poucos cliques. Não há necessidade de arquivos CNABs, ou de ter que operar um internet banking diretamente da plataforma bancária, por exemplo.
Já outras soluções podem monitorar continuamente as operações financeiras e o fluxo de caixa em relação às metas estabelecidas nos primeiros passos, assim a empresa pode identificar áreas de melhoria e tomar ações corretivas em tempo (inclusive de negócios). Aqueles que abordam a estratégia de dados seriamente, considerando a localização e a integração dos dados, estarão sempre melhor preparados para tomar decisões mais acertadas e se beneficiar do crescimento.
Outro ponto que deve ser considerado sempre é a cultura de melhoria contínua, que representa uma virada de chave para manter o departamento financeiro dinâmico e adaptável às mudanças e às inovações tecnológicas. Isso envolve incentivar o time a buscar constantemente formas de otimizar processos, aumentar a eficiência e melhorar a qualidade de seu trabalho. A inovação pode ser fomentada por meio de treinamentos regulares, workshops e a adoção de novas tecnologias que podem simplificar procedimentos e reduzir erros humanos.
Encorajar a equipe a trazer novas ideias e soluções para os desafios enfrentados reforça uma mentalidade de crescimento e colaboração. O feedback contínuo e a análise crítica dos processos vigentes são cruciais para identificar áreas de melhoria e implementar mudanças eficazes. Ao cultivar uma atmosfera na qual a inovação e a eficiência são valorizadas, o time não apenas melhora suas operações internas, mas também passa a contribuir significativamente para a saúde financeira e o sucesso geral da empresa. Essa abordagem proativa em relação à melhoria contínua ajuda a garantir que o departamento esteja sempre à frente, pronto para se adaptar e prosperar em um ambiente em constante evolução.
