Por Rafael Kenji Hamada, CEO da FHE Ventures e Health Angels Venture Builder e fundador da Academy Abroad.
No mundo agitado da atualidade, em que cada minuto importa e a pressão por resultados é constante, o ditado “tempo é dinheiro” ecoa como uma verdade inegável.
Independentemente do cargo ou da função, a gestão eficaz é uma habilidade crucial para alcançar metas e impulsionar a produtividade, valorizando os demais profissionais da equipe.
Descobrir estratégias para otimizar o tempo pode ser a chave para o sucesso em qualquer área profissional.
Priorização assertiva
Identificar tarefas e projetos que têm maior impacto é o primeiro passo. Classificar as demandas com base na importância e urgência pode ajudar a direcionar energia e a melhor pessoa da equipe para cada demanda, contribuindo também para a estruturação do time.
Delegação eficiente
Ninguém trabalha sozinho, e o bom gestor precisa entender que uma equipe eficiente é composta por pessoas plurais e diversificadas, cada uma atendendo critérios diferentes para compor um conjunto de habilidades e competências que vão impulsionar todo o setor.
Portanto, mesmo sem estar no topo da hierarquia, é possível delegar responsabilidades e confiar nas habilidades dos colegas.
Novas abordagens e ferramentas
Não é necessário ser um especialista em tecnologia para encontrar aplicativos ou métodos que ajudem na organização do tempo e no aumento da eficiência da equipe. Aqui ainda vale destacar três teorias de gestão que são frequentemente aplicadas no ambiente corporativo:
- Matriz de Eisenhower: classifica as tarefas com base em sua importância e urgência, dividindo-as em quatro quadrantes: importante e urgente; importante, mas não urgente; urgente, mas não importante; nem urgente, nem importante. Isso ajuda na priorização e no foco das ações de maior impacto.
- Lei de Parkinson: afirma que o trabalho se estende para preencher o tempo disponível para sua conclusão. Ou seja, se existir um prazo mais longo para uma tarefa, é provável que ela demore mais para ser concluída. Portanto, definir prazos mais curtos pode aumentar a eficiência da equipe. O mesmo acontece com reuniões. Aquelas agendadas com 45 minutos de duração são tão eficientes quanto as agendadas com 1 hora de duração. Basta deixar o tempo limite para a discussão bem alinhado com os participantes.
- Princípio de Pareto (regra 80/20): diz que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. Direcionado às atividades que geram maior resultado em menor tempo, o gestor pode focar naquilo que mais importa para a empresa.
Existem ainda outras técnicas e metodologias, como a gestão de fluxo e a técnica de pomodoro, mas cada pessoa precisa identificar aquela que mais se adequa, a partir do seu perfil profissional e do seu time.
A gestão de tempo, na verdade, trata-se de encontrar o equilíbrio entre produtividade e qualidade de vida, garantindo que cada ação esteja alinhada com metas e prioridades pessoais e profissionais.
Afinal, no mundo dinâmico da atualidade, dominar essa arte é uma necessidade.
