Por Felipe Ferreira, CEO da Proesc.
É fundamental que as instituições de ensino usem ferramentas adequadas para manter um monitoramento eficiente e preciso das finanças. Embora a planilha de controle monetário tenha sido amplamente utilizada como uma solução comum, essa abordagem não é a mais eficiente, já que são sujeitas a erros por se tratar de um processo complexo e manual. A tecnologia é uma forte aliada em todos os processos escolares, inclusive na fiscalização financeira da instituição de ensino. Listo abaixo alguns procedimentos que podem ser otimizados com esse tipo de utilização:
Pagamentos online – Implementar um sistema deste tipo pode simplificar o processo de cobrança de mensalidades e outros pagamentos relacionados à escola. Além de facilitar o acompanhamento das contribuições pendentes.
Automação de tarefas – A tecnologia pode ajudar a automatizar tarefas financeiras rotineiras, como a geração de boletos e lembretes de pagamento aos clientes. Com isso, é possível reduzir erros e economizar tempo, permitindo que a equipe monetária da escola se concentre em atividades estratégicas.
Análise de dados – Com ferramentas adequadas, a instituição pode monitorar o fluxo de caixa, identificar tendências, realizar previsões e tomar decisões mais embasadas. Isso permite uma gestão financeira mais eficiente e ajuda a identificar áreas de melhoria e oportunidades de economia.
Integração com outros sistemas – É possível integrar o método de administração financeira da escola a outras formas, como o de matrículas e fiscalização de frequência dos alunos. A centralização dos dados evita a duplicação de informações e podem fornecer insights, como o impacto monetário da taxa de evasão dos estudantes.
Por meio de um sistema de gestão financeiro, é possível realizar o registro de todas as transações bancárias da instituição, como os pagamentos de mensalidades, despesas operacionais e folha de pagamento dos funcionários. Além de gerar relatórios e fornecer uma visão clara das finanças a partir da centralização de todos os dados financeiros, essa integração de dados elimina a necessidade de usar planilha de controle monetário ou sistemas separados, reduzindo erros e retrabalho.
Um sistema de administração integrado para fiscalização financeira permite acesso a relatórios em tempo real, fornecendo informações valiosas para tomada de decisões e planejamento.
Com isso, é possível ter um controle mais eficiente do fluxo monetário da escola. O sistema registra todas as transações financeiras de entrada e saída, permitindo que a instituição de ensino acompanhe seu saldo disponível em tempo real. Isso evita problemas de caixa e garante uma gestão financeira saudável e sustentável.
