Por Leila Santos, sócia-diretora da Actionsys.
Quando os organizadores de um projeto precisam melhorar sua eficiência de execução, garantindo consistência e alinhamento dos processos de gerenciamento em todo o ciclo de vida de um projeto, a atuação de um PMO é uma necessidade urgente. Sendo um departamento responsável por padronizar e supervisionar projetos, ele estabelece diretrizes, processos e metodologias para o gerenciamento.
No entanto, mesmo sendo um componente essencial para a organização moderna de projetos, ainda há dúvidas quanto à sua eficácia e potência de agregar valor a uma empresa, uma discussão que gira em torno, principalmente, do alinhamento estratégico, da tensão entre padronização e flexibilidade e da evolução para modelos mais ágeis.
Assim, identificar um PMO que agregue valor e examine as melhores práticas para a medição do seu desempenho é um processo que passa pela ampliação da maturidade da área de projetos.
No coração dos projetos, equilíbrio é prioridade
O PMO é um setor estratégico e em fase de crescimento no mercado. Segundo um estudo elaborado pelo PMI (Project Management Institute), é esperado que a atividade desses profissionais cresça em 33% ao longo do período de 2017 a 2027.
Um PMO eficaz concede benefícios como visibilidade e controle dos projetos, redução de custos por meio da otimização de recursos e da eficiência e um melhor gerenciamento de riscos. Para isso, é fundamental que ele esteja alinhado estrategicamente com os objetivos e metas da organização.
Isso significa que um PMO deve compreender as prioridades da empresa, permitindo o sucesso global do negócio, com recursos sendo utilizados de forma eficiente para obter impacto positivos nos resultados de um projeto.
Entretanto, ao mesmo tempo em que essa padronização pode ser a garantia de eficiência, em alguns momentos, pode sufocar a flexibilidade que a área também precisa levar em consideração. A chave, por isso, está em encontrar um equilíbrio que permita a rigidez quando necessário para a garantia de segurança e andamento dos processos, e que abra espaço para a adaptação às necessidades e imprevistos de um projeto, que necessita de criatividade e inovação.
Um PMO que consegue harmonizar esses aspectos é muito mais provável de agregar valor efetivo e maximizar o retorno sobre o investimento do projeto, no caso, o ROI.
O importante é investir na maturidade dos PMOs
Um outro desafio a ser superado pelos PMOs refere-se à evolução das metodologias ágeis. PMOs que se adaptam e incorporam a popularidade desses métodos em seus princípios respondem mais rapidamente às mudanças e necessidades do mercado, colaborando para a transparência do projeto.
Aqui, estamos falando de sprints, reuniões diárias de acompanhamento e demais métodos que mantém o PMO ágil e responsivo, melhorando a entrega de projetos e a satisfação dos stakeholders.
Assim, ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas em nuvem, softwares e dashboards, por exemplo, monitoram em tempo real os processos e fortalece a capacidade de decisão, de operação e de valor do negócio.
Precisamos ressaltar, ainda, a necessidade de medir o desempenho de forma objetiva e contínua, através de KPIs específicos, entendendo a taxa de sucesso, a performance do ROI e a eficiência de alocação dos recursos. Um PMO só consegue agregar valor quando a empresa conta com um sistema de feedback regular, identificando melhorias e ajustes de estratégias.
Portanto, aumentar a maturidade do PMO envolve investimento em capacitação do escritório de projetos, desenvolvendo a equipe com adoção de melhores práticas globais que elevam a consciência de responsabilidade e de eficiência em relação a um projeto.
O ROI, dessa forma, só estará maximizado se os métodos do PMO forem estratégicos o suficiente para melhoria da gestão e do sucesso total da organização, garantindo um retorno positivo e sustentável.
