Por Augusto Sorgi, Chief Operating Officer da SoftExpert.
A mudança organizacional é o processo que transforma indivíduos, equipes e empresas do seu estado atual para outro mais eficaz. Ela pode envolver tanto pessoas quanto rotinas, estruturas, ambientes e tecnologias. O objetivo dessas mudanças é otimizar rotinas para que as empresas lidem com tendências e incertezas do mercado.
O processo refere-se a um projeto corporativo no qual procedimentos e tecnologias são usados para controlar múltiplos esforços em direção a um modelo de negócio. Na SoftExpert, acompanhamos diversas transformações organizacionais em empresas de diferentes portes e setores. Essas experiências mostraram que, mais do que ferramentas, é a cultura e a liderança que determinam o sucesso das mudanças. Compartilho neste artigo as estratégias mais eficazes que temos visto na prática.
Quais são os princípios fundamentais da mudança organizacional?
- Plano claro: é preciso ter um plano definido com um processo de trabalho claro que inclua informações sobre como as coisas serão melhores após a implementação;
- Comunicação e transparência: evitar discursos formais e conversar abertamente sobre a visão da empresa são etapas essenciais para que as iniciativas de mudança envolvam todos os níveis da organização;
- Capacitação de pessoas: os colaboradores precisam apoiar e defender mudanças complexas por meio de tarefas líderes, conectando equipes, organizando e divulgando notícias;
- Investimento em treinamento: a troca de ideias ajuda os funcionários a passarem por ciclos de mudança, compartilhando conhecimentos individualmente para outros;
- Responsabilidades de liderança: os líderes devem se responsabilizar pelas suas equipes, comunicando as expectativas da empresa, realizando feedbacks e ajudando todas as partes interessadas.
Quais são os tipos de mudanças organizacionais?
Por ser demasiado variada e aplicável a diferentes pessoas, setores ou empresas, a mudança organizacional é difícil de se categorizar. No entanto, existem alguns tipos de mudanças organizacional que costumam ser mais abrangentes e presentes em diversas situações e corporações.
Reinicialização
Esse tipo de mudança organizacional é focado na reformulação de procedimentos, fluxos de trabalho e fluxos de processos. Isso pode ser feito usando ferramentas digitais, técnicas novas ou até antigas, desde que o objetivo seja otimizar os resultados.
O processo de “reinicialização” enfatiza a visão holística dos objetivos de negócios, como um mapa de processos corporativos com entregas e resultados esperados. Neste caso, o maior desafio é exigir que as equipes repensem como as atividades estão sendo executadas, como os fluxos de trabalho estão conectados e como os resultados disso tudo estão conectados.
Incremental
O método incremental usa pequenos ajustes para obter melhores resultados. Nesse processo de mudança, não há grandes alterações nas estruturas ou padrões existentes. Ele é usado principalmente para aumentar ou introduzir pequenas alterações não planejadas em um projeto, processo e/ou procedimento. Isso substitui o alto risco de uma grande mudança, geralmente planejada.
Como exemplo, a experimentação de componentes extras em um produto pode ser vista como uma mudança incremental, onde novos componentes são incluídos sobre o produto principal para buscar novos resultados ou percepções dos clientes, por exemplo.
Tecnológica
Esse tipo de mudança envolve inovações e aprimoramentos. Nela, você pode mesclar ou descobrir recursos tecnológicos que inclusive podem ser explorados de maneira comercial. Ela é geralmente destinada a reduzir custos ou atender um determinado grupo de clientes. Após a mudança, essa nova tecnologia pode integrar a estrutura de negócios atual, adicionando novos conceitos, processos ou até outros produtos/serviços.
Como fazer a gestão da mudança organizacional com eficiência?
Para realizar mudanças complexas, há algumas questões que devem ser levadas em consideração. Os gerentes devem montar uma estratégia mensurável, definindo metas e indicadores que atendam à visão de sucesso das partes interessadas. Essa mudança deve abranger e mostrar o monitoramento contínuo de fatores como riscos, dependências, custos, retorno do investimento, questões culturais e comunicação clara e eficiente.
Capacitação de colaboradores
Somente o envolvimento dos participantes não é suficiente, pois o gerente deve atuar capacitando os colaboradores. Lembre-se que qualquer colaborador pode se tornar autoridade e fonte de conhecimento, desde que crie iniciativas que aproximam a equipe dos resultados esperados, assim como treinamento ou qualificação para melhorias dos processos. Também é importante acompanhar o progresso da implementação e ajustá-la conforme necessário. Por fim, oferecer aconselhamento pessoal para eliminar medos e aumentar a confiança das equipes é necessário.
Qual é o passo a passo para fazer uma mudança organizacional?
Alinhar as mudanças com objetivos
Mais do que resultados, as mudanças precisam manter uma coerência com os objetivos que visam alcançar. As transformações devem levar o negócio na direção certa, de maneira estratégica, tática, financeira e ética. Por isso, é preciso garantir que cada transformação leve o negócio na direção certa e avaliar impacto estratégico, financeiro, tático e ético,
Acompanhar os impactos na equipe
É preciso compreender como as mudanças afetam cada equipe. Nessa linha, avaliar os efeitos e como eles fluem através de outros departamentos é importante, além de criar um checklist com essas informações e pedir opiniões, sugestões e percepções para alinhar as expectativas. Em seguida, a dica é construir um plano de ação para avaliar e dar suporte a questões importantes, bem como mitigar impactos negativos.
Renovar a comunicação interna
Identificar o meio de comunicação mais efetivo é importante para se certificar que ele torna a informação bidirecional, pois isso aproximará grupos e indivíduos dos objetivos. Mas os envolvidos devem se lembrar de planejar a linha do tempo, canais e mídias para mostrar como as mudanças serão comunicadas de forma incremental, abrangendo assuntos, tópicos e dúvidas.
Compartilhar conhecimento com os envolvidos
Um compartilhamento rápido de conhecimento é importante para conscientizar as partes interessadas. As implementações de mudanças podem envolver aprendizados por meio de cursos online, sessões de treinamento ou até mesmo mentorias na empresa. Uma dica é criar uma sequência de conteúdo para preparar todos sobre as dificuldades e alterações que estão por vir.
Estruturar o suporte e acompanhamento
Para ajudar os colaboradores a se adaptarem às mudanças, a mentoria realizada por especialistas ou gestores pode ajudar na solução de problemas. Essa estrutura é crucial para preparar emocionalmente os indivíduos em relação às incertezas.
Enquanto as equipes estiverem sendo apoiadas, elas obterão proficiência rapidamente. Isso permitirá que eles ajustem suas habilidades e técnicas para alcançar os objetivos desejados.
Quando sua empresa realmente precisa de uma mudança organizacional?
O processo de mudança frequentemente demanda tempo, energia e investimento. Para que não haja dúvidas, abaixo estão os três motivos mais comuns que ocasionam em uma mudança organizacional.
Concorrência
Outras empresas podem estar desenvolvendo novos serviços, produtos ou estratégias. Portanto, é uma boa prática avaliar se esta é uma transformação boa ou ruim, assim como se você precisa realizar essa ação para se manter competitivo no mercado.
Redução de custos
Muitas vezes as mudanças podem afetar as finanças da corporação, ajudando a reduzir custos e otimizar gastos. Isso geralmente ocorre quando a organização identifica atividades duplicadas ou custosas e as substitui por fluxos automatizados.
Sistema
O uso de vários métodos como o Lean Manufacturing System, Kanban, Six Sigma, entre outros, pode eliminar processos desnecessários e melhorar os resultados das equipes da empresa. Por isso, são motivadores de mudanças que otimizam a operação.
Aprender com os erros e agir rapidamente aumentam as chances de sucesso na implantação de mudanças organizacionais. Mesmo em pequenas empresas, as mudanças podem passar por situações difíceis e se tornarem problemas sérios.
Portanto, é necessário ser transparente sobre processos e responsabilidades para que as partes interessadas possam avaliar, agir e corrigir eventuais questões o quanto antes. Criar métricas também é um importante indicador para mostrar com precisão a situação atual da organização para que a empresa não perca sua visão de onde quer chegar.