A inteligência artificial está ganhando espaço na gestão dos coworkings brasileiros, mas sua utilização ainda está concentrada em atividades pontuais.
Segundo o Censo Coworking 2026, realizado pela Woba, ao menos 44% dos operadores já utilizam a tecnologia de alguma forma, enquanto apenas 6,7% conseguiram integrá-la efetivamente aos processos operacionais.
O levantamento também identificou uma diferença significativa nos indicadores financeiros. Entre os espaços que não utilizam inteligência artificial, 27,4% são lucrativos. Já entre aqueles que integraram a tecnologia à operação, esse percentual chega a 53,3%.
A diferença de 25,9 pontos percentuais indica uma associação entre o uso estruturado da IA e o desempenho dos negócios. Entretanto, o estudo ressalta que não é possível atribuir diretamente à tecnologia o aumento da lucratividade.
Os coworkings que apresentam maior integração também tendem a ter operações mais maduras, maior ocupação e processos de gestão mais organizados.
Apenas 6,7% dos coworkings integraram IA à operação
Embora a inteligência artificial já esteja presente em parte significativa do setor, sua adoção ainda ocorre principalmente em atividades específicas.
O Censo Coworking 2026 mostra que a maioria dos operadores que utilizam IA ainda não incorporou a tecnologia de maneira estruturada aos processos de gestão.
Os principais indicadores apresentados pelo levantamento são:
| Indicador | Resultado |
|---|---|
| Operadores que utilizam IA de alguma forma | 44% |
| Operadores com IA integrada à operação | 6,7% |
| Coworkings lucrativos sem uso de IA | 27,4% |
| Coworkings lucrativos com IA integrada | 53,3% |
Para Pedro Vasconcellos, cofundador da Woba, a diferença de desempenho está relacionada ao nível de maturidade das operações.
“O dado mais relevante não é apenas a diferença de lucratividade, mas o que ela revela sobre o estágio de maturidade das operações. A IA começa a gerar valor quando deixa de ser usada de forma pontual e passa a estar conectada a processos, dados e decisões do negócio”, afirma.
Segundo o executivo, o próximo desafio do setor é avançar da experimentação para uma utilização mais estruturada, capaz de apoiar decisões relacionadas ao desempenho dos espaços.
Marketing, vendas e atendimento lideram aplicações
O levantamento aponta que marketing e atendimento estão entre as principais portas de entrada da inteligência artificial nos coworkings.
Nessas áreas, a tecnologia pode contribuir para automatizar atividades repetitivas e melhorar o relacionamento com potenciais clientes.
Entre as aplicações identificadas estão:
- Produção de conteúdo e comunicação digital
- Atendimento e relacionamento com clientes
- Qualificação de leads comerciais
- Agendamento de visitas aos espaços
- Elaboração de propostas comerciais
- Acompanhamento de oportunidades de vendas
A incorporação dessas ferramentas pode ajudar os operadores a organizar processos e reduzir o tempo dedicado a determinadas tarefas administrativas.
No entanto, o potencial de ganho operacional depende da integração entre ferramentas, informações e rotinas de gestão.
Ocupação continua sendo fator importante para a lucratividade
Apesar do avanço da inteligência artificial, a taxa de ocupação permanece entre os principais fatores associados ao desempenho financeiro dos coworkings.
O indicador representa a utilização da capacidade disponível e influencia diretamente a geração de receita dos espaços.
Nesse contexto, a IA pode funcionar como ferramenta de apoio à análise de dados comerciais e operacionais, contribuindo para o acompanhamento de oportunidades de vendas, atendimento e ocupação.
O estudo também identificou diferenças na adoção da tecnologia conforme o perfil dos estabelecimentos. Coworkings voltados ao atendimento de empresas utilizam mais inteligência artificial do que aqueles direcionados principalmente a pessoas físicas.
A presença da tecnologia também é maior entre operações de perfil premium. Os resultados sugerem que a adoção está associada a estruturas de gestão mais desenvolvidas, que já possuem processos e informações organizados para incorporar novas ferramentas.
Falta de tempo e organização dos dados dificultam adoção
Entre os operadores que ainda não utilizam inteligência artificial, os principais obstáculos não estão necessariamente relacionados à disponibilidade de ferramentas.
O Censo Coworking 2026 aponta que falta de tempo, organização inadequada dos dados e ausência de profissionais responsáveis pela implementação estão entre as principais dificuldades.
O cenário evidencia que a transformação digital depende de mudanças na forma como as empresas estruturam suas operações.
Antes de automatizar atividades, os gestores precisam compreender quais processos podem ser melhorados e quais informações são necessárias para acompanhar os resultados.
Para Pedro Vasconcellos, esse processo exige uma abordagem que vá além da contratação de soluções tecnológicas.
“Nosso trabalho não é simplesmente apresentar ferramentas de inteligência artificial, mas ajudar nossos parceiros a entenderem onde a tecnologia pode, de fato, apoiar o negócio, quais dados precisam ser acompanhados e como transformar essas informações em decisões”, explica.
Inteligência artificial acompanha amadurecimento do setor
Os resultados do levantamento mostram que a inteligência artificial começa a ocupar um espaço mais relevante na gestão dos escritórios flexíveis.
A diferença entre os indicadores de lucratividade evidencia a importância de analisar não apenas a adoção de novas ferramentas, mas também a capacidade das empresas de integrá-las aos processos operacionais.
Nesse cenário, gestão de dados, organização comercial e acompanhamento da ocupação permanecem elementos fundamentais para o desempenho dos negócios.
Para a Woba, o avanço da inteligência artificial no setor deverá estar relacionado à capacidade dos operadores de utilizar a tecnologia para apoiar decisões e melhorar a eficiência.
A tendência apontada pelo estudo é de um mercado em amadurecimento, no qual o diferencial deixa de ser simplesmente utilizar inteligência artificial e passa a estar na forma como ela é incorporada à rotina empresarial.
