Em um mundo conectado onde a tecnologia avança rapidamente em todos os segmentos da sociedade, a relação entre empresas e seus stakeholders tem passado por uma constante transformação.
A pandemia trouxe a necessidade das organizações se adaptarem a um modelo híbrido de trabalho (remoto e presencial) com investimentos em soluções digitais para uma interação eficiente e a otimização de processos internos e externos.
Por isso, a utilização de ferramentas digitais no momento da contratação é o ponto de partida para derrubar a resistência à digitalização e contribuir para a evolução das corporações, em tempos de uma incessante busca por agilidade e segurança em toda a operação.
De acordo com Michael Bernstein, CTO da Clicksign, referência em tecnologia de assinaturas eletrônicas e digitais, a transformação digital dentro das empresas com o uso de soluções que otimizam processos, passa primeiro por uma mudança na cultura organizacional:
“A maior parte das empresas não estavam preparadas para interagir com os seus colaboradores de maneira remota, assim como a maioria dos fluxos e processos ainda seguiam um modelo muito burocrático. Por isso, antes mesmo da implantação de soluções na nuvem para a otimização de processos que validam documentos feitos digitalmente, por exemplo, é necessário uma mudança na cultura interna que começa no momento da contratação. Só assim, a adaptação para um modelo híbrido com o apoio da tecnologia será eficiente”.
Segundo o relatório Deep Digital Journey publicado pela LLYC no ano passado, que ouviu mais de 200 executivos de grandes organizações em 12 países, cerca de 56,2% das companhias ainda se encontram em estágios iniciais de transformação digital e só 10,8% atingiram um nível mais alto.
Já um estudo da Flipping The Odds of Digital Transformation, do Boston Consulting Group (BCG), apontou que somente 23% das empresas brasileiras conseguiram atingir os seus objetivos de digitalização no último ano.
Em março deste ano, por exemplo, o poder judiciário passou a receber somente processos eletrônicos e aqueles físicos já existentes, irão ser digitalizados, como parte do disposto na resolução 420/21.
Mesmo com toda essa transição digital e mudanças na cultura organizacional, ainda há muitas dúvidas sobre quais são os benefícios dessas soluções digitais para realmente impactar e otimizar os negócios como um todo.
Dessa forma, o executivo elencou em 4 tópicos, o porquê as empresas devem apostar nestas tecnologias já no momento da contratação dos seus funcionários. Confira abaixo:
AGILIDADE E ECONOMIA
Na contratação de colaboradores, onde temos um formato híbrido de trabalho e pouco tempo hábil para assinatura de contratos de admissão, fazê-los e assiná-los de forma digital é mais prático e rápido. Além disso, você tem nas assinaturas digitais e eletrônicas um processo bem menos oneroso, sem gastos de impressão, papel, transporte e logística, tanto para o funcionário quanto para a empresa.
ARMAZENAMENTO SEGURO
Por estar na nuvem, o documento pode ser acessado a qualquer momento e não há riscos de avarias ou perdas, como no físico e, ainda, ao apresentar contratos com algum tipo de dano, você fica passível a multas por má preservação. Outro ponto importante, é o espaço para esse armazenamento, papéis e mais papéis empilhados em armários nos escritórios?
SEGURANÇA DE DADOS
Para ter a segurança e sigilo dos dados gerados nos documentos, são adotados procedimentos para criptografar as informações armazenadas no S3 da Amazon e as bases de dados são criptografadas, a criptografia é programada no S3, antes mesmo das informações serem salvas.
AGILIDADE PARA GERAÇÃO DE NEGÓCIOS
O tempo gasto com o trâmite de assinaturas, validações de contratos e documentos não existe mais, assim, a empresa pode focar em novos acordos e negócios, gerando mais receita e menos estresses com toda a dinâmica que envolve essa gestão de documentos físicos.
