Mesmo quando a empresa ainda não adotou oficialmente a inteligência artificial, ela já pode estar presente na rotina do negócio, pelas mãos dos próprios colaboradores, como um “colega de trabalho”, muitas vezes sem orientação formal ou diretrizes claras da empresa.
Segundo dados da pesquisa Panorama Nacional 2025 IA e o Futuro do Trabalho, apresentado pela Cornerstone Carrer Services em parceria com a ABRH-SP e o Infojobs, 79,1% dos profissionais já utilizam ferramentas de IA em suas rotinas, mas apenas 23,7% afirmam que suas companhias têm políticas claras sobre o tema.
Para a consultora Mariah Sathler, especialista em implementação de inteligência artificial em pequenas e médias empresas e fundadora da Volura.AI, o fenômeno já é comum e muitos empreendedores ainda não sabem como controlar os riscos, especialmente em pequenos e médios negócios.
“A empresa ainda não decidiu oficialmente usar IA, mas o funcionário já adotou a tecnologia como um colega de trabalho para tarefas menores. O problema é que isso acontece sem critérios, sem política interna e, muitas vezes, sem noção dos riscos envolvidos”.
Segundo a especialista, o uso informal tende a se concentrar em atividades operacionais, como produção de textos, respostas automáticas ou organização de informações, sem impacto direto nos indicadores centrais do negócio.
“A IA entra para ganhar tempo em tarefas pontuais, mas raramente está conectada às metas maiores da empresa. Nesses casos, é preciso adotar estratégias e direcionamento para que a IA esteja dentro da empresa de forma mais estruturada”.
Dados confidenciais e uso sem controle
Um dos principais pontos de atenção, segundo Mariah, é o compartilhamento indevido de informações sensíveis.
Sem orientação clara, colaboradores podem inserir dados de clientes, contratos ou informações internas em plataformas abertas de IA, que também se “alimentam” das próprias informações sugeridas pelos usuários.
“Sem uma cartilha interna ou uma política corporativa clara de uso, o funcionário pode, sem perceber, expor informações estratégicas da empresa ou de clientes. A inteligência artificial precisa ser tratada como qualquer outra ferramenta corporativa: com regras, limites e responsabilidade”.
Segundo a especialista, todas as empresas, inclusive as de pequeno porte, podem se beneficiar ao elaborar diretrizes simples e objetivas sobre o uso da tecnologia e da inteligência artificial.
Isso inclui definir quais ferramentas são autorizadas, quais tipos de informação podem ou não ser inseridos nas plataformas e em quais processos a IA pode ser utilizada.
“Quando os funcionários não são treinados da forma correta para a utilização dessa ferramenta, as empresas tendem a perder tempo e recurso financeiro, principalmente os pequenos e médios empreendedores”.
Conhecer não é integrar
Os dados reforçam a lacuna entre familiaridade e adoção estruturada. Embora a maioria das empresas conheça a tecnologia, a aplicação prática ainda é limitada.
A Pesquisa de Inovação Semestral (Pintec), divulgada pelo IBGE, mostra que 41,9% das empresas brasileiras com 100 ou mais colaboradores utilizam inteligência artificial, número que vem crescendo, mas que ainda não representa adoção plena.
Entre pequenos negócios, o uso permanece concentrado em aplicações pontuais. Segundo Mariah, uma das diferenças entre testar e integrar está na formalização do processo.
“Quando a empresa cria uma política interna, definindo onde e como a IA deve atuar, ela deixa de ser uma ferramenta improvisada e passa a ser parte da equipe de forma estratégica para atingir metas maiores e mais seguras, tanto para a empresa, quanto para os funcionários e clientes”.
Da informalidade à estratégia
Para a especialista, 2026 tende a marcar uma virada na maturidade do uso da tecnologia, atingindo um momento em que a IA estará nos sistemas das empresas e orientará as equipes, que já terão conhecimento da operação de forma mais estruturada e segura.
Para Mariah, esse é o caminho inevitável, inclusive para PMEs.
“A transição de ferramenta para colega de equipe exige um trabalho prévio: organizar processos, definir regras claras e alimentar a IA com o contexto do negócio. Sem isso, a tecnologia continua entregando respostas genéricas, independentemente do quanto se invista”.
Ela destaca que o amadurecimento passa pela criação de uma cultura interna orientada a resultados, principalmente para o mercado de pequenas e médias empresas.
Para Mariah, a provocação vale especialmente para o mercado de PMEs.
“Muitos empresários ainda enxergam a IA como algo à parte, um recurso a mais. Mas ela precisa ser tratada como parte da equipe, com função definida, acesso à informação e espaço na operação. Quem entender isso primeiro, sai na frente”, conclui.
