Por Natália Fonte Boa, content manager da SULTS.
O sistema de gestão para franquias é responsável por centralizar toda a operação da rede franqueadora a fim de conectar e integrar setores e departamentos em uma única plataforma online. A ideia é que todos os dados sejam acessados simultaneamente por todos os usuários permitidos, otimizando e automatizando processos da rotina empresarial.
A rede franqueadora reúne e integra dados valiosos dos franqueados (atuais e potenciais) e de procedimentos internos do negócio por meio de módulos, como expansão, checklist, implantação de unidades, entre outros. Pensando sempre em melhorar a comunicação entre os colaboradores e viabilizar processos e projetos dentro da rede franqueadora.
Para auxiliar na definição do sistema ideal para a sua rede de franquias. confira a seguir sete dicas importantes que devem ser levadas em consideração:
1. O time pega junto? Avalie competências da equipe responsável pelo sistema de gestão
Comece por uma avaliação de competências da equipe responsável pelo sistema de gestão – o time se interessa em saber sobre as especificidades do seu negócio? Há analistas de sucesso dispostos a trilhar com você? Você poderá contar com uma equipe de suporte eficiente? –. Um grupo qualificado e talentoso vai garantir uma parceria duradoura, pois é certeza de que necessidades futuras surgirão, mesmo que você nem às imagine, e o atendimento bem sucedido delas dependerá das respostas anteriores.
2. Me ajuda aqui: tenha em mente as demandas da sua rede de franquias
Atualmente, qual é a dor que você sente ao pensar na gestão da sua rede de franquias? O que te tira o sono à noite? Se a equipe se interessar em ouvir essas respostas e se o sistema for capaz de atender às demandas em tempo real, então um dos principais requisitos foi atendido e, enfim, suas noites de sono serão mais tranquilas! Segundo Lincoln Murphy, a gestão de sucesso do cliente é a orquestração proativa da jornada do cliente rumo ao seu resultado esperado.
3. Questione-se: é adaptável ao meu negócio?
Como bom entendedor, você já sabe que as operações de uma rede de saúde e bem-estar possuem operações bastante diferentes de uma rede de alimentação, concorda? Por isso, é fato que um sistema de gestão para redes de franquias deve ser personalizável conforme as especificidades de cada negócio. Então, antes de tudo é preciso ter bem delineado metas, objetivos, operações, processos e projetos da sua rede para que a equipe da plataforma possa dar um parecer se todas as necessidades podem ser atendidas ou não.
4. Medir para melhorar: assegure o acesso às métricas geradas pelo sistema de gestão
Já dizia o professor e estatístico W. E. Deming: “o que não se mede, não se gerencia”. Por isso, é de suma importância que o sistema de gestão selecionado esteja apto para gerar relatórios de cada tipo de operação registrada nele – seja expansão, sejam chamados em aberto/em andamento/concluídos, seja nível de satisfação de atendimento etc. A análise de métricas está estreitamente relacionada à tomada de decisões. Não basta arquivar as informações, a plataforma deve ser também a sua principal aliada para o gerenciamento do negócio.
5. Métodos inteligentes: confirme a automatização de processos repetitivos
Um dos principais objetivos ao utilizar um sistema de gestão é justamente automatizar processos repetitivos, como a aplicação de checklists em consultorias de campo, aplicar treinamentos para novos colaboradores, agendar reuniões semanais com os departamentos da empresa, entre outros. E claro, reduzir custos também, afinal de contas você não precisará imprimir tantos documentos como antes. Nesse sentido, é necessário garantir que a plataforma avaliada seja suficiente para fazer a automatização desses procedimentos corriqueiros para que o seu valioso tempo realmente seja otimizado.
6. Certifique-se de que haverá integração
Junto à automatização, a integração também é característica fundamental em um sistema de gestão para redes de franquias. Ele deve, de fato, integrar todas as atividades de todos os setores de uma empresa em apenas um software. De nada adianta uma ferramenta como essa se ainda há ruídos na comunicação da rede ou se ainda não consigo acessar e administrar as informações do meu lead onde e quando eu quiser.
7. Ateste a segurança e a privacidade dos seus dados
A segurança e a privacidade dos dados merecem toda a atenção na hora de escolher o sistema de gestão para a sua rede de franquias. Existem protocolos e normativas internacionais que regulam procedimentos de segurança da informação e encontrar uma empresa que atenda a esses requisitos é a sua missão como um excelente gestor. Saiba alguns parâmetros essenciais que devem ser atendidos para manter a privacidade dos dados:
- Confidencialidade: somente usuários autorizados podem acessar as informações, independente de qual é o estágio de atualização desse banco de dados.
- Autenticidade: para garantir o selo de validade e originalidade, a informação deve ter a confirmação de autoria.
- Integridade: desde a sua transmissão até o seu recebimento no destino, a informação não deve apresentar, de maneira alguma, nenhuma alteração ou degradação.
- Disponibilidade:o acesso à informação pelos usuários permitidos deve ser ágil e sem complicações.
Com essas dicas, você está pronto para definir qual o sistema ideal para a sua rede de franquias e assim garantir o padrão de qualidade e a relação saudável entre os colaboradores e as equipes.
