Por Rafael Bortolini, head de produtos na Zeev.
Você já se questionou como um BPMS pode agregar valor ao seu negócio? Bem, essa é uma ferramenta tecnológica notória no ambiente corporativo que promete otimizar processos e agregar valor ao negócio, além de simplificar o alcance dos seus objetivos.
O BPMS, ou Business Process Management System, nada mais é que o nome dado a um software de gerenciamento de processos de negócios. Essa ferramenta tem como objetivo modelar, automatizar, executar e monitorar as entradas e saídas em uma empresa.
De modo geral, este software é uma ferramenta para colocar em prática a filosofia do BPM, uma disciplina que visa a otimização de processos. Cada sistema pode ter diversificações próprias, mas é comum que um BPMS inclua um conjunto de recursos para modelagem de processos, automação de atividades e fluxos de trabalho, gerenciamento de regras de negócios, monitoramento em tempo real, análise e geração de relatórios de desempenho e integração com outros sistemas de negócios.
Esse software pode ser implementado em diversas áreas, como manufatura, saúde e varejo. Além disso, apesar de seu uso ser mais comum em grandes corporações, as pequenas e médias empresas também podem obter vantagens com o uso da ferramenta.
Existem inúmeras formas deste sistema agregar valor a um negócio, entre elas está o aumento da eficiência operacional. Isto é, por meio da automação de processos, o software reduz o tempo necessário para realizar tarefas manuais, além de minimizar a incidência de erros humanos.
O BPMS proporciona uma ampla visão das atividades e setores, permitindo uma análise de desempenho mais assertiva. Com isso, é possível identificar gargalos e melhorar de forma contínua as operações.
Outro fator presente na ferramenta que também ajuda na melhoria da eficiência operacional é a colaboração entre funcionários e departamentos. Isso ocorre, pois permite que as equipes trabalhem em conjunto em prol de um mesmo processo.
O BPMS também pode contribuir para a redução de custos por meio da automação de processos, o que reduz a intervenção humana nos projetos e minimiza erros.
Além disso, com a análise detalhada dos processos, é possível identificar problemas, desperdícios e outras ineficiências que estejam causando custos desnecessários. Essas informações podem ser usadas de forma estratégica para que uma empresa reduza ainda mais custos.
A melhoria na qualidade é uma consequência direta da implementação de um BPMS. Isso porque é uma solução que ajuda a reduzir erros humanos e falhas de qualidade, além de padronizar os processos, o que os torna mais eficientes.
Outra forma pela qual o software pode ajudar na melhoria da qualidade do produto é permitir que a gestão monitore a operação de perto. Isso faz com que seja possível identificar problemas e falhas e agir rapidamente em seu reparo.
Com um processo de negócios padronizado e bem definido, todos os envolvidos sabem exatamente quais são as suas responsabilidades e podem trabalhar juntos para alcançar um objetivo comum. Isso tudo favorece o aumento da satisfação do cliente e sua consequente fidelização.
Outro benefício de um BPMS é a maior transparência e visibilidade dos processos de negócios dentro da empresa. Com esta ferramenta é possível controlar os processos em tempo real e identificar eventuais problemas ou atrasos. Dessa forma, ações rápidas podem ser tomadas para evitar maiores danos e atrasos no produto final. A solução também permite que as organizações identifiquem áreas para melhoria e tomem decisões com base em fatos e números precisos e atualizados.
E, por fim, as mudanças constantes do mercado e do comportamento do consumidor podem ser assustadores, mas o sistema também pode ajudar nessas questões. Ao utilizar essa tecnologia, as organizações conseguem se adaptar às mudanças por meio da automação e padronização dos processos de negócios.
Com ele, é possível modificar facilmente os processos de negócios em resposta a mudanças do mercado ou de acordo com as necessidades dos clientes. Isso é especialmente importante em um ambiente de negócios em constante mudança, como organizações que lidam com produtos tecnológicos.
Em resumo, podemos dizer que um BPMS agrega valor ao negócio de diversas maneiras, desde a redução de erros humanos até a melhoria na qualidade final do seu produto ou serviço. Para isso, no entanto, é preciso escolher um software que supra as necessidades da sua organização, levando em conta seu tamanho, setor de atuação e processos a serem otimizados.
