Por Leila Santos, sócia-diretora da Actionsys.
Nos ambientes empresariais contemporâneos, a governança de projetos assumiu uma importância crucial na condução eficiente de iniciativas organizacionais.
Com o objetivo de assegurar a conformidade com políticas, padrões e regulamentos tanto internos quanto externos, as empresas têm buscado uma abordagem centralizada para supervisionar e coordenar as atividades relacionadas a projetos.
Nesse contexto, o Project Management Office (PMO) emergiu como uma estrutura estratégica e integrada, desempenhando um papel fundamental no apoio à governança corporativa e na maximização dos resultados dos projetos.
O PMO atua como um guardião dessas conformidades, implementando processos e práticas que asseguram a aderência aos requisitos estabelecidos. Atuando com diretrizes claras para a execução dos projetos, incluindo padrões de qualidade, gerenciamento de riscos e segurança da informação, monitorando continuamente o cumprimento dessas conformidades, garante que as melhores práticas sejam seguidas em todos os estágios do ciclo de vida dos projetos.
Os diferenciais de uma boa governança
Entretanto, para estabelecer uma estrutura de governança eficaz, é fundamental adotar estratégias adequadas, e o PMO desempenha um papel crucial na definição dessas estratégias, colaborando com outras partes interessadas para alinhar os objetivos organizacionais e projetos individuais. Algumas das delas incluem:
- Definir políticas e diretrizes claras
O PMO trabalha em estreita colaboração com a alta administração para estabelecer políticas e diretrizes claras que orientam a execução dos projetos. Essas políticas podem incluir requisitos de conformidade, alocação de recursos, gerenciamento de riscos e comunicação interna e externa. Ao estabelecer essas diretrizes, o PMO garante que todos os projetos sejam conduzidos de acordo com os padrões e requisitos estabelecidos.
- Implementar processos de revisão e auditoria
O PMO é responsável por implementar processos de revisão e auditoria para avaliar o desempenho dos projetos em relação às políticas e diretrizes definidas. Isso envolve a realização de avaliações regulares, identificação de lacunas de conformidade e implementação de ações corretivas. Ao realizar auditorias periódicas, o PMO garante que os projetos estejam alinhados com os requisitos estabelecidos e oferece insights valiosos para a melhoria contínua.
A relação entre o PMO e a governança interna
Para o total sucesso da governança de projetos, depende da colaboração efetiva entre o PMO e outras partes interessadas envolvidas. Isso pode incluir a alta administração, gerentes de projetos, equipes de projeto e usuários finais. O PMO atua como um elo central entre eles, facilitando a comunicação, promovendo a transparência e alinhando expectativas.
Além disso, o PMO desempenha um papel fundamental no fornecimento de suporte e orientação aos gerentes de projetos. Ele fornece treinamento, melhores práticas, ferramentas e modelos que ajudam os gerentes de projetos a conduzirem seus projetos de forma eficiente. Também atua como um ponto de contato para consultas e resolução de problemas, proporcionando um ambiente propício para o compartilhamento de conhecimentos e experiências entre as equipes de projeto.
Com isso, apesar da governança ser um método por si só, para garantir a conformidade com políticas, padrões e regulamentos, o PMO cria um ambiente propício para o sucesso dos projetos e melhoria contínua.
Portanto, é fundamental que as empresas valorizem e fortaleçam o papel do PMO na governança de projetos, reconhecendo-o como um agente facilitador do sucesso organizacional.
