Por Guto Fragoso, CFO da Kamino.
Em parceria com a BlackLine, o Institute of Management Accountants (IMA) produziu um estudo sobre automação de processos em contabilidade e finanças. A pesquisa revela que apenas 20% dos entrevistados se sentem bem sobre seu processo de fechamento e apenas 28% confiam que seus dados de relatórios financeiros são precisos.
As conciliações financeiras são um desafio para as equipes de contas a pagar, particularmente no fim do mês. Além do trabalho de conciliação ser frustrantemente demorado, muitas vezes ela também falha em produzir o nível necessário de precisão. Como resultado, apesar das horas de trabalho envolvidas na conciliação de dados, muitos profissionais de finanças permanecem insatisfeitos com os resultados.
Um dos maiores desafios é que a maioria das empresas ainda depende de processos manuais de conciliação, significando que as equipes de contas a pagar são forçadas a vasculhar extratos de cartão de crédito em papel e registros de contas bancárias, o que pode ser extremamente demorado e propenso a erros. Mas, apesar dessas desvantagens significativas, na pesquisa da Airbase com 745 profissionais de finanças, 55% disseram que ainda reconciliam manualmente contas bancárias, e 36% disseram que reconciliam manualmente extratos de cartão de crédito.
A utilização desses métodos ultrapassados não são apenas ineficientes, como também podem ser extremamente perigosos, especialmente para as equipes de contas a pagar. Isso se deve às conciliações imprecisas, que podem levar a pagamentos perdidos, taxas atrasadas e até falências. À medida que uma empresa cresce, os números aumentam, porém, a equipe de finanças geralmente é a última a adicionar novos recursos. Por exemplo, uma empresa com mais de 1000 pagamentos e que não tem uma solução automatizada precisa de uma pessoa totalmente dedicada com a rotina. Por isso, são mais de 200 horas mensais e um custo maior do que soluções existentes no mercado.
Um impasse ainda maior é a maneira como muitas empresas fazem seu fechamento contábil. Algumas registram os pagamentos assim que são feitos, enquanto outras esperam até o final do mês. Isso significa que conciliar contas no final do mês pode ser um desafio, uma vez que podem haver discrepâncias entre o que foi pago e o que aparece no software financeiro.
A conciliação automatizada simplifica o fechamento contábil, através de um software de gestão de gastos, que são registrados à medida que ocorrem, em que não é necessário gastar horas analisando extratos de cartão de crédito. O processo de conciliação pode ser concluído em uma fração do tempo, e com muito menos erros, incluindo benefícios da automação e consolidação como esforço de conciliação reduzidos, menos erros durante a conciliação, identificação mais fácil de discrepâncias nos gastos efetuados, resolução mais rápida de incompatibilidades entre dados contábeis e dados de gastos e fluxos de aprovação automatizados de plataformas de gestão de gastos, que também eliminam a necessidade de corrigir erros durante a conciliação.
