A CLT não fala em reembolso de quilometragem. A jurisprudência do TST fala. E a conta que a maioria das empresas faz de cabeça cobre menos da metade do custo real.

Pergunte a um gestor financeiro quanto custa o quilômetro rodado pelo time de campo. Ele responde na hora, sem abrir planilha: “sessenta e um centavos, gasolina a R$ 6,10, dez quilômetros por litro”. Número redondo, raciocínio limpo, resposta imediata. Ninguém na sala questiona, porque a conta faz sentido.

E faz mesmo. O problema é que ela não está errada, está incompleta. Ela mede combustível. E só combustível.

O cálculo que todo mundo faz de cabeça

Um representante comercial roda 2.000 quilômetros por mês no próprio carro a serviço da empresa. A R$ 0,61 por km, recebe R$ 1.220 de reembolso. Parece razoável. E é justamente por parecer razoável que ninguém volta na conta.

O que ficou de fora não saiu por má-fé. Saiu por invisibilidade. Depreciação, manutenção, pneus, IPVA, seguro e licenciamento não chegam ao financeiro no fim do mês. Gasolina tem cupom fiscal. Pneu careca não manda boleto. Depreciação não aparece no extrato do cartão. O custo que ninguém vê é simplesmente o custo que ninguém soma.

Quando todos esses componentes entram na planilha, o custo real por quilômetro chega a R$ 1,31. O colaborador está bancando cerca de R$ 1.400 por mês que são da empresa. A companhia não decidiu não pagar isso. Ela nunca mediu.

A conta inteira, componente por componente

Combustível. Gasolina a R$ 6,10 e consumo de 10 km por litro: R$ 0,61 por km. É a parte fácil, e é a única que quase todo mundo faz.

Depreciação. Veículos perdem entre 10% e 15% do valor por ano. Um carro de R$ 73.000 de tabela FIPE perde R$ 7.300 em doze meses. Divididos por 24.000 km rodados profissionalmente, são R$ 0,30 por km. O carro do seu colaborador está envelhecendo a serviço da sua empresa.

Manutenção. Óleo, pneus, freios, revisões. Uma estimativa conservadora de R$ 6.000 por ano sobre os mesmos 24.000 km dá R$ 0,25 por km.

Impostos e seguro. IPVA, licenciamento e apólice, na proporção do uso profissional, somam cerca de R$ 0,15 por km.

Total: R$ 0,61 + R$ 0,30 + R$ 0,25 + R$ 0,15 = R$ 1,31 por quilômetro. Para veículos populares em 2026, o mercado trabalha entre R$ 1,10 e R$ 1,60, conforme modelo, região e preços locais.

Quem paga só o combustível cobre 46% do custo. Não é um arredondamento. É menos da metade.

O que a lei faz com essa diferença

A Consolidação das Leis do Trabalho não tem artigo dedicado ao reembolso de quilometragem. Isso costuma ser lido como “então não há obrigação”, o que é uma interpretação otimista.

O Artigo 2º da CLT estabelece que os riscos da atividade econômica pertencem ao empregador. Sobre esse princípio, o TST e os TRTs consolidaram o entendimento de que, ao exigir o uso do veículo particular no trabalho, a empresa assume todos os custos decorrentes desse uso. Todos, não o mais visível deles.

A parte boa raramente é divulgada com o mesmo entusiasmo que a parte ruim. Quando a política de reembolso é bem estruturada e cobre os componentes reais do custo, os valores têm natureza indenizatória, conforme o Artigo 457, § 2º da CLT. Não integram salário e não geram INSS, FGTS ou demais encargos. Ou seja, a política correta não é só uma despesa maior. É uma blindagem em duas frentes: passivo trabalhista de um lado, peso previdenciário do outro.

O risco que ninguém lança na planilha

Toda empresa sabe quanto pagou de reembolso de km no mês passado. Poucas sabem se esse valor tem alguma relação com o que o colaborador efetivamente gastou. São duas perguntas diferentes, e só a primeira tem resposta no sistema.

A diferença entre uma e outra não some. Ela se acumula em silêncio, mês após mês, e pode ser interpretada pela Justiça do Trabalho como ônus do negócio transferido ao empregado. O passivo só aparece no dia em que alguém resolve fazer a conta, e nesse dia a conta já vem com juros e correção.

Há ainda a armadilha da ajuda de custo fixa. Aquele valor mensal fechado, criado exatamente para simplificar a vida do financeiro, é o mais fácil de ser requalificado como salário justamente por não ter correlação com a quilometragem real. A empresa perde o caráter indenizatório e ganha encargos sobre tudo o que pagou. Simplificar saiu caro.

O caminho seguro é menos glamouroso e mais eficaz: valor por km calculado sobre os componentes reais do veículo, aplicado a cada deslocamento registrado e aprovado formalmente.

Declarado não é comprovado

Corrigir o valor resolve metade do problema. A outra metade é como esse valor é registrado.

No modelo mais comum, o colaborador informa o trajeto, o financeiro aprova e o pagamento sai. Funciona bem, com uma ressalva: o controle inteiro repousa sobre a palavra de uma pessoa. Que provavelmente é honesta. Mas “provavelmente honesto” não é um controle, é uma torcida. E em auditoria, torcida não é evidência.

Com geolocalização, a lógica se inverte. A rota é calculada automaticamente, o hodômetro pode ser confirmado, e data, trajeto e aprovação ficam registrados de forma rastreável. A despesa deixa de ser declarada e passa a ser comprovada por dados reais da operação. O aprovador para de decidir com base em confiança e passa a decidir com base em fato.

“Reembolso de km não é só um custo operacional. São dados da operação que deveriam chegar ao financeiro com rastreabilidade e chegam como declaração. Quando o cálculo está incompleto e o registro é manual, a empresa erra duas vezes no mesmo lançamento: no valor que paga e no risco que acumula sem perceber”, destaca Guilherme Ferreira, CEO da Expense Control.

Perguntas frequentes sobre reembolso de km em 2026

A CLT obriga o reembolso de quilometragem?

Não diretamente. Mas o TST e os TRTs entendem que, se o veículo do colaborador é usado a serviço da empresa, todos os custos são do empregador, com base no Artigo 2º da CLT. Na prática, a obrigação existe mesmo sem texto expresso, e o argumento de que “a lei não fala nisso” não costuma ir longe.

Pagar só o combustível é suficiente?

Não. O custo do colaborador inclui depreciação, manutenção, IPVA e seguro. Reembolso baseado apenas em combustível cobre em média 46% do custo real por km, e essa diferença é questionável judicialmente.

O reembolso de km gera INSS e FGTS?

Não, desde que seja verba indenizatória proporcional à quilometragem real e comprovada, conforme o Artigo 457, § 2º da CLT. Ajuda de custo fixa, sem correlação com os km percorridos, pode ser requalificada como salário e passa a gerar encargos.

Qual o valor correto por km em 2026?

Entre R$ 1,10 e R$ 1,60 para veículos populares. Um cálculo com combustível, depreciação, manutenção e impostos fica em torno de R$ 1,31 por km para um carro médio com gasolina a R$ 6,10 o litro.

Como registrar o reembolso para sobreviver a uma auditoria?

Com trajeto, quilometragem, data e aprovação formal. Sistemas com geolocalização eliminam o registro manual e produzem comprovação rastreável automaticamente, reduzindo risco tanto em auditoria fiscal quanto em questionamento trabalhista.

Sobre o Expense Control

O Expense Control é o hub de inteligência das despesas de campo. Conecta geolocalização, ERP e meios de pagamento para que reembolsos de quilometragem cheguem ao financeiro validados por dados reais, com cálculo automático de rota, registro auditável e conformidade com a política da empresa. Para um guia completo com metodologia de cálculo, componentes do custo e exemplos práticos, acesse: Reembolso de KM: guia completo para colaboradores e empresas em 2026. expensecontrol.com.br