Por Karolyna Borges, sócia da Creative Pack.
A organização do time de trabalho é fundamental para a execução bem-sucedida de um projeto ou atividade.
No entanto, manter uma agenda organizada, com tarefas bem delimitadas para a equipe vai muito além de planejar o que vai ser realizado, é preciso contar com imprevistos, ter uma boa comunicação com as pessoas e saber delegar os trabalhos de acordo com o perfil de cada um dos colaboradores.
Manter a organização do time de trabalho é importante porque permite uma cooperação eficiente, melhora a utilização dos recursos, ajuda a cumprir prazos, facilita a comunicação interna e mantém o foco nos resultados.
Todos esses elementos são fatores decisivos para o sucesso de qualquer projeto ou atividade dentro de uma empresa.
Confira as 5 dicas para organizar seu time e ajudá-lo a realizar projetos e de forma mais eficiente:
Mostre a importância
Equipes se engajam mais quando conseguem ver o contexto todo, mostrar essa visão é importante antes de passar apenas uma tarefa para o time, mostre o porquê ela é importante e como está conectada com o objetivo da área ou do negócio.
Converse com o time
A liderança tem uma responsabilidade fundamental nesse ponto, por isso, acompanhar a execução, estar próxima para tirar dúvidas e entender o perfil de cada colaborador ajuda a distribuir melhor as tarefas para que o time performe bem.
E esse conhecimento sobre o time só é possível quando a liderança dedica parte da sua rotina em conversas. São nessas conversas que é possível criar conexão e confiança, já que são encontros entre liderança e liderados, para entender objetivo de vida e profissional, quais habilidades é preciso desenvolver ainda e como está o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho.
Defina prioridades
A garantia de que as tarefas serão concluídas dentro do prazo e do orçamento vem com a redução das tarefas que são urgentes. Isso só é possível quando se tem uma visão clara de prioridade, fazendo planejamento de entregas e acompanhamento semanal dos resultados obtidos. Assim, a equipe pode fazer ajustes de ritmo e também de orçamento.
Resolva problemas durante o projeto
Quando a liderança delega uma tarefa, é mais fácil identificar os obstáculos enfrentados e fazer adaptações rápidas. Esse cenário é mais comum em times que adotam a metodologia ágil de trabalho, pois semanalmente ou diariamente estão fazendo ajustes nas entregas e removendo obstáculos encontrados, sem esperar até a data estipulada para o fim do projeto.
Mantenha o time informado
Antes de começar o projeto é preciso definir uma métrica de sucesso clara. Um exemplo: se o projeto tem como objetivo reduzir o tempo de espera de atendimento em um consultório, é possível definir como fim uma solução que vai reduzir de 40 minutos para 30 minutos a espera.
O time precisa saber claramente quando uma entrega foi feita de fato, ter uma visão clara de onde chegar, excluir as ambiguidades, manipulações e mal-entendidos que possam surgir no processo. Para realizar isso de forma efetiva, a liderança pode promover encontros com todo o time para celebrar os resultados obtidos.
