Por Gonzalo Parejo, CEO da Kamino.
A maioria das empresas brasileiras de médio porte opera com dois sistemas financeiros que não conversam. O primeiro é o ERP, onde ficam os lançamentos, as obrigações fiscais e o registro do que deveria acontecer com o dinheiro.
O segundo é a realidade do caixa, que o gestor tenta reconstituir a partir de extratos bancários, planilhas e arquivos CNAB, cada um chegando no seu tempo, em formatos diferentes, exigindo que alguém da equipe junte tudo na mão antes que qualquer decisão possa ser tomada.
Essa separação tem consequências diretas na qualidade da gestão financeira: o CFO não sabe quais pagamentos foram processados, quais foram rejeitados e por quê.
Dessa forma, ele opera com uma versão atrasada e incompleta do caixa real, e toma decisões a partir dela todo dia. O problema não está em nenhum dos dois sistemas isoladamente.
Está no fato de que um registra e o outro executa, e enquanto esses dois papéis não estiverem claros e integrados, nenhuma empresa vai conseguir ter visibilidade real sobre o próprio dinheiro.
Entender essa separação exige nomear o que cada sistema faz de verdade. Um sistema de registro anota que o pagamento deveria sair.
Ele cria o lançamento, atualiza o “contas a pagar”, registra a obrigação no momento em que ela é criada. Faz isso com precisão e cumpre bem o papel para o qual foi desenhado, que no Brasil é predominantemente fiscal.
O ERP foi construído para organizar obrigações tributárias, garantir conformidade com a Receita Federal e registrar receitas pelo regime de competência. É um sistema voltado para o passado fiscal da empresa, não para o presente do caixa.
Um sistema de execução opera com outra lógica. Ele não apenas registra a intenção de pagar. Ele move o dinheiro. E quando o movimento acontece, devolve confirmação em tempo real do que ocorreu: pagamento processado, pagamento rejeitado com o motivo específico, boleto liquidado com o valor líquido já calculado, Pix confirmado com horário e contrapartida.
Essa confirmação não chega horas depois num arquivo que precisa ser importado e interpretado. Ela está disponível no momento em que a transação acontece.
A distância entre esses dois sistemas é o que determina se o CFO está gerindo o negócio ou apenas tentando entender o que aconteceu com ele. Sem confirmação em tempo real, o gestor trabalha no escuro. Sabe o que foi programado. Não sabe o que foi executado.
E essa diferença, no dia a dia de uma empresa com dezenas ou centenas de pagamentos mensais distribuídos entre múltiplos bancos, se traduz numa pressão que recai sobre toda a equipe financeira.
Essa pressão chama-se reconciliação manual. É o trabalho de cruzar o que o ERP registrou com o que o extrato bancário mostra, identificar o que bateu, investigar o que não bateu e descobrir, transação por transação, o que de fato aconteceu com cada pagamento.
É um trabalho que existe porque, na ausência de confirmação em tempo real, é a única forma de saber a verdade sobre o caixa. E ele consome tempo, energia e atenção que deveriam estar direcionados para análise e decisão.
O que está em jogo aqui vai além da ineficiência operacional. Um CFO que passa horas do dia reconciliando extratos, além de estar ocupado com a tarefa errada, tem menos capacidade analítica para chegar nas decisões certas.
Além disso, tem menos tempo e menos certeza sobre os números que está usando. Quando um sócio pergunta se a empresa tem liquidez para antecipar um investimento, a resposta correta deveria ser imediata.
Na maioria das empresas brasileiras de médio porte, ela não é, porque antes de responder é preciso verificar, cruzar e confirmar. A incerteza é estrutural.
O que muda quando o planejado e o executado finalmente se encontram na mesma visão é que essa incerteza diminui. A confirmação de que um pagamento foi processado deixa de ser uma investigação e passa a ser uma informação disponível.
O extrato passa a ser parte do mesmo fluxo e a reconciliação manual deixa de ser o centro do trabalho do time financeiro. O CFO passa a ter condições de fazer perguntas diferentes, não sobre o que aconteceu, mas sobre o que vai acontecer.
O que falta não é um ERP melhor. É um sistema que age, confirma e informa. Que não apenas anota que o dinheiro deveria se mover, mas sabe, em tempo real, se ele se moveu.
